|
|
การวางแผน
การบริหารที่ดีเริ่มต้นจากการวางแผนงาน ดังคำกล่าวที่ว่า " การทำงานใดก็ตาม หากมีการวางแผนงานที่ดีก็เหมือนงานนั้นสำเร็จไปแล้วครึ่งหนึ่ง" ดังนั้น การจัดบริหารโครงการเทคโนโลยีทางการศึกษาและการบริการการสอนในระบบโรงเรียน ก็เริ่มต้นที่การวางแผนงาน เพื่อให้งานเริ่มต้นด้วยดี
ความมุ่งหมายของการวางแผนงาน
การวางแผนงานเป็นการเชื่อมโยงที่เป็นปัจจุบันกับสิงที่เราใฝ่ฝันหรือคาดหวังที่จะดำเนินงานให้ประสบความสำเร็จ การวางแผน มีความมุ่งหมายที่สำคัญดังนี้ 1. เพื่อกำหนดวัตถุประสงค์ของงานให้เด่นชัด 2. เพื่อป้องกันไม่ให้เกิดการทำงานที่ซ้ำซ้อน 3. เพื่อเป็นแนวทางการประสานงานในหน่วยงาน ระหว่างหน่วยงานและระหว่างบุคลากรต่างๆ 4. เพื่อป้องกันปัญหาและอุปสรรคในการดำเนินงาน 5. เพื่อเป็นมาตราฐานในการดำเนินงาน ดังนั้น จะเห็นได้ว่าการวางแผนมีประโยชน์อย่างยิ่งในการดำเนินงานต่างๆประเภทและรูปแบบของการวางแผน
การวางแผนงานโดยทั่วไปมักเกี่ยวข้องกับเวลาเป็นอันดับแรกดังนั้นการวางแผนงานจึงแบ่งออกเป็น 2 ประเภท คือ
1. การวางแผนงานระยะสั้น เป็นงานที่ใช้เวลาในการปฏิบัติงานให้บรรลุจุดมุ่งหมายไม่ยาวนักและมักจะเป็นแผนของงานโครงการขนาดเล็กหรือเป็นส่วนหนึ่งของแผนระยะยาว 2. การวางแผนระยะยาว เป็นแผนงานของกิจกรรมหรือโครงการใหญ่ ที่ต้องเกี่ยวข้องสัมพันธ์กับหน่วยงานหรือกิจกรรมต่างๆหลายหน่วยงานโดยมากจะใช้เวลา 3, 5 หรือ 10 ปี ขั้นตอนของการวางแผน การวางแผนไม่ว่าจะเป็นงานแผนเล็ก ใหญ่ หรือเป็นแผนงานระยะสั้น หรือยาวก็ตามมีขั้นตอนในการวางแผนดังนี้
1. การสำรวจปัญหา การสำรวจปัญหาและความต้องการต่างๆจะทำให้สามารถกำหนดจุดมุ่งหมายของแผนงานที่จะดำเนินการได้ชัดเจนและตรงจุดยิ่งขึ้น
2. การหาข้อมูล
เพื่อเป็นหลักฐานประกอบการวางแผน เป็นขั้นตอนการหาข้อมูลต่างๆมาประกอบเพื่อเป็นเหตุผลในการวางแผนงาน และทราบข้อเท็จจิงต่างๆทำให้การวางแผนงานที่มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น
3. การกำหนดวิธีการดำเนินงาน งานแต่ละอย่างย่อมจะมีวิธีดำเนินงานหลายอย่างเพื่อให้บรรลุจุดมุ่งหมายที่ตั้งไว้ควรหาวิธีดำเนินงานล่วงหน้าไว้หลายๆวิธีเป็นเครื่องช่วยดำเนินงานให้ราบรื่นและทันกาล ในเมื่อวิธีใดวิธีหนึ่งไม่ได้ผล ส่วนรูปแบบการวางแผนนั้น สามารถทำได้หลายรูปแบบแต่โดยทั่วไปมักประกอบด้วยส่วนต่างๆดังนี้
1. กำหนดจุดมุ่งหมาย ในแผนงานจะมีจุดมุ่งหมายของงานที่จะปฏิบัติโดยกำหนดอย่างเด่นชัดว่ามีจุดมุ่งหมายอย่างไรบ้าง
2. กำหนดนโยบาย นโยบายเป็นแนวทางกว้างๆ หรือเป็นยุทธศาสตร์ของการวางแผน ( Planning Stategy ) ในการจะให้แผนงานบรรลุจุดมุ่งหมาย กล่าวคือภายหลังจากทราบจุดมุ่งหมายของงานนั้นๆ แล้วเราก็กำหนดแนวทางกว้างๆสำหรับเป็นแนวทางในการปฏิบัติ เช่น เรามีจุดมุ่งหมายที่จะส่งเสริมให้ครูใช้เทคโนโลยีทางการสอนเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพทางการเรียนการสอน ก็ต้องตั้งนโยบายว่าครูควรได้รับการอบรมศึกษาเกี่ยวกับเทคโนโลยีทางการสอนเพิ่มเติม หรือจัดให้มีศูนย์บริการการเรียนการสอนขึ้นมาในโรงเรียนเพื่อบริการและเกื้อหนุนการเรียนการสอนของครูและนักเรียน เป็นต้น
3. กำหนดแนวปฏิบัติ เป็นการกำหนดขอบเขตหรือขอบข่ายของงานที่จะปฏิบัติไม่ว่าจะเป็นเรื่องของเวลา กิจกรรม กำลังคน งบประมาณ ขอบข่ายของการปกิบัติ ฯลฯ ให้ชัดเจนไม่ให้ซ้ำซ้อนกัน และต้องกำหนดด้วยว่าใครเป็นผู้ปฏิบัติ ตรวจสอบ ควบคุม และรายงาน
4. กำหนดมาตราฐานของงาน
เป็นการกำหนดลักษณะของงานที่สำเร็จตามจุดมุ่งหมายว่าควรมีลักษณะอย่างไร โดยพิจารณา 2 ด้านด้วยกันคือ
4.1 มาตราฐานของผลการปฏิบัติงาน คำนึงถึงคุณภาพ ปริมาณของงาน เวลาที่ใช้ไป ตลอดจนค่าใช้จ่ายต่างๆในการปฏิบัติงาน
4.2 มาตราฐานของกระบวนการปฏิบัติงาน เป็นการกำหนดคุณสมบัติของผู้ปฏิบัติงาน หน้าที่ และการจัดสิ่งอำนวยความสะดวกต่างๆ การดำเนินงานตามแผนงานนั้นหากจะจัดทำอย่างละเอียด ควรจะดำเนินงานตามขั้นตอนดังนี้
1. การกำหนดวัตถุประสงค์ของหน่วยงาน ไม่ว่าจะเป็นหน่วยงานใหญ่หรือหน่วยงานย่อย
2. กำหนดแนวทางการปฏิบัติงานว่าการปฏิบัติให้บรรลุวัตถุประสงค์ที่ตั้งไว้จะต้องทำอะไรอย่างไรโดยคิดไว้หลายๆวิธี
3. พิจารณาตัดสินใจวิธีที่คิดว่าดีที่สุดเหมาะสมที่สุด
4. ตัดสินใจเลือกวิธีหนึ่งที่เห็นว่าดีที่สุด
5. กำหนดกิจกรรมต่างๆเพื่อให้วิธีการนั้นได้ผล
6. วางแนวทางประกอบกิจกรรมต่างๆทั้งในด้านขอบข่ายเวลาค่าใช้จ่าย ผู้รับผิดชอบและมาตรฐานของงาน
7. อาจนำแผนนี้ไปทดลองปฏิบัติ ประเมินผล ปรับปรุงแก้ไขให้ได้แผนงานที่ดีที่สุด ซึ่งเป็นวิธีที่นิยมกันมากเรียกว่า PERT (PLANNING EVALUATING REVIEW TECHNIQUES) ซึ่งเมื่อปรับปรุงแก้ไขแล้วก็อาจเสนอเป็นโครงการถาวรในหน่วยงานได้ต่อไปการวางแผนยังมีงานอีกสองประการ การที่ต้องคำนึงถึงในขั้นวางแผนคือ
การจัดงบประมาณและการจัดหาบุคลากรสำหรับงานรุปแบบของแผนงานที่เขียนเป็นแผนงานหรือโครงการควรประกอบด้วยหัวข้อนี้ ชื่อแผนงานหรือโครงการ
หลักการและเหตุผล
____________________________________________________________________________________________________________________________________________ วัตถุประสงค์
1. ________________________________________________________________
2. ________________________________________________________________
วิธีดำเนินงาน
1. ________________________________________________________________
2. ________________________________________________________________
ผู้รับผิดชอบโครงการ
หัวหน้า (ประธาน) โครงการ_____________________________________________
ผู้ร่วมงาน
1. _________________________________________________________
2. _________________________________________________________
สถานที่และเวลา
สถานที่______________________________________________________________ กำหนดเวลาการดำเนินการ_______________________________________________
งบประมาณและวัสดุอุปกรณ์
1. งบประมาณ________________________________________________________ แหล่งงบประมาณ___________________________________________________
2. วัสดุอุปกรณ์_______________________________________________________ แหล่งวัสดุอุปกรณ์___________________________________________________
ผลที่คาดว่าจะได้รับ
1. _________________________________________________________________
2. _________________________________________________________________
3. _________________________________________________________________ ลงชื่อ___________________________________________________________
ตำแหน่ง______________________________________
ผู้เสนอโครงการ
การวางแผนงานบริหารโครงการเทคโนโลยีทางการศึกษาและการบริการสื่อการสอน ชุลเลอร์ ได้กล่าวถึงการเตรียมงานการวางแผนด้านโสตทัศนะของผู้บริหารว่า ขั้นแรกของการวางแผนโครงการควรสำรวจสภาพของสื่อ ปริมาณการใช้ ปัญหาและอุปสรรคและความต้องการเกี่ยวกับสื่อในหน่วยงานซึ่งสามารถทำได้โดยออกแบบสอบถามและจัดให้มีการประชุมพิจารณาเกี่ยวกับสื่อการสอน เช่น ปริมาณวัสดอุปกรณ์ ระบบการใช้ อาคารเรียนที่เหมาะกับการใช้สื่อเป็นต้น แล้วจะก่อให้เกิดโครงการบริการสื่อการสอนนับเป็นจุดเริ่มต้นที่สอดคล้องกับความต้องการของผู้ร่วมงานโดยแท้ สิ่งที่ควรสำรวจมาเป็นข้อมูลพื้นฐานในการวางแผนงานบริการสื่อการสอนได้แก่
1. ปริมาณและชนิดของสื่อ
2. ลักษณะของสื่อที่ใช้
3. ปัญหาและอุปสรรคในการใช้
4. ความต้องการเกี่ยวกับสื่อการสอน
5. ความคิดเห็นและข้อเสนอแนะ
ขั้นตอนการดำเนินงานวางแผนโครงการการบริหารงานเทคโนโลยีทางการศึกษาและการบริการสื่อการสอนโดยละเอียด ก็ดำเนินเป็นขั้นตอนเช่นเดียวกับงานบริหารทั่วไป คือ
1. ศึกษาหาข้อมูลเพื่อเป็นเหตุผลแล้วกำหนดจุดมุ่งหมายของโครงการ
2. กำหนดแนวปฏิบัติหรือวิธีดำเนินการ
3. พิจารณาวิธีดำเนินการที่เหมาะสม
4. เลือกวิธีที่ดีที่สุด
5. กำหนดกิจกรรม
6. วางแผนประกอบกิจกรรม
7. โครงการที่วางแผนงานอาจทำเป็นโครงการทดลองและใช้เทคนิค PERT ซึ่งเมื่ปรับปรุงแก้ไขเหมาะสมแล้วอาจเสนอเป็นหน่วยงานหรืองานถาวรในหน่วยงานได้ปัญหาและอุปสรรคในการวางแผนงานในการดำเนินงานในการดำเนินงานนอกจาก เป้นการดำเนินงานตามหน้าที่แล้วอาจเป็นการดำเนินงานโครงการและงานใหม่เพื่อปรับปรุงแก้ไขหรือเสริมสร้างประสิทธิภาพของงานซึ่งจะดำเนินไปได้ด้วยดีต้องอาศัยการ วางแผนที่รัดกลุมอย่างไรก็ตามเราควรคำนึงถึงปัญหาและอุปสรรคในการวางแผนงานไว้ด้วยปัญหาและอุปสรรคในการวางแผนอาจเกิดจากสิ่งต่อไปนี้
1.หลักฐานหรือข้อมูลที่ได้มาไม่ละเอียดพอข้อมูลเป็นพื้นฐานของการตัดสินใจการกำหนดจุดมุ่งหมายไม่ละเอียดทำให้เกิดการพลาดพลั้งได้ง่ายด้วยเหตุนี้การวางแผนงานควรหาหนทาง แก้ไขปัญหาโดยการทำแผนงานนั้นให้มีการยืดหยุ่นในเชิงปฏิบัติพอสมควรและกำหนดให้แน่ชัดว่าการเปลี่ยนแปลงแผนเดิมมีขอบเขตเพียงใดและใครเป็นผู้มีอำนาจในการยืดหยุ่นนั้น 2. การเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นอย่างรวดเร็ว โดยไม่มีการคาดหมายไว้ล่วงหน้า แผนงานต้องเปลี่ยนตามและปรับตัวอย่างรวดเร็วด้วย
3.ปัญหาการต้านทานจากภายในเป็นอุปสรรคธรรมดาของมนุษย์ที่ไม่ค่อยจะยอมเปลี่ยนแปลงจากสิ่งที่เคยคิดเคยทำปัญหานี้อาจขจัดได้บ้างหากเปิดโอกาสให้ผู้ร่วมงานมีส่วนร่วม ในการวางแผนงานนั้นซึ่งจะทำให้เขาเข้าใจสภาพงานและความจำเป้นในการเปลี่ยนแปลงปรับปรุงตลอดจนความเป็นไปที่จะต้องมีการเปลี่ยนแปลงนั้นๆ 4.เวลาและค่าใช้จ่ายการวางแผนต้องใช้เวลาและเงินเป็นค่าใช้จ่ายหากสองสิ่งนี้มีจำกัดแผนงานอาจผิดพลาดได้ง่ายดังนั้นจึงควรให้เวลาในการเก็บและใช้ข้อมูลอย่างเพียงพอ สรุป การวางแผนเป็นขั้นตอนแรกของการบริหารมีประโยชน์อย่างยิ่งในการดำเนินงานดังคำกล่าวที่ว่า การวางแผนที่ดีก็เหมือนงานสำเร็จไปแล้วครึ่งหนึ่ง การวางแผนงานทำได้สองประเภทคือ การวางแผนงานระยะสั้นกับการวางแผนงานระยะยาวรูปแบบสำคัญของการวางแผนประกอบด้วย
1. กำหนดจุดมุ่งหมาย
2. กำหนดนโยบาย
3. กำหนดแนวปฏิบัติ
4. กำหนดมาตรฐานของงาน การวางแผนงานควรทำเป็นขั้นตอนเริ่มตั้งแต่การสำรวจปัญหา การหาข้อมูลเพื่อหลักฐานประกอบและการกำหนดวิธีการดำเนินงานอาจแบ่งเป็นขั้นตอนย่อยได้ดังนี้
1. กำหนดวัตถุประสงค์
2. กำหนดแนวทางปฏิบัติ
3. พิจารณาวิธีการที่ดีที่สุด
4. ตัดสินใจเลือกวิธีที่ดีที่สุด
5. กำหนดกิจกรรมต่างๆ
6. วางแนวทางปฏิบัติกิจกรรมนั้นๆ
7. การทดลองปฏิบัติ การวางแผนงานตามขั้นตอนดังกล่าวดังตัวอย่างที่ยกให้เห็นโดยละเอียดแล้วสามารถนำไปประยุกต์ใช้ได้กับการวางแผนงานทุกระดับ
กลับไปที่หน้าแรก